Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste - Robu Oy

Suhtaudumme tietoturvaan ja yksityisyyteesi vakavasti, ja sitoudumme tallentamaan tietosi turvallisesti. Tämän asiakirjan on tarkoitus selventää kuinka Robu Oy lähestyy asiakkaidensa, palvelun käyttäjiensä ja työnhakijoidensa yksityisyyden suojaa sekä tietosuojaa. 

Tämä tietosuojakäytäntö koskee kaikkea sinusta keräämäämme tietoa, kävitpä verkkosivustollamme, käytät muita palveluitamme tai olet meihin muuten yhteydessä esimerkiksi markkinointikampanjan yhteydessä.

1. Rekisterinpitäjä

Yritys: Robu Oy
Käyntiosoite: Kaisaniemenkatu 1 C, 00100 Helsinki
Y-tunnus: 2747295-6

2. Rekisterin nimi

Robu Oy:n asiakas-, markkinointi- ja työnhakijarekisteri

3. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Tietosuojavastaava:
Robu Oy
Nimi: Jani Sorsa
S-posti: jani.sorsa@robu.fi

Asiakas- ja markkinointirekisteri:
Robu Oy
Nimi: Jenna Lassila
S-posti: jenna.lassila@robu.fi

Työnhakijarekisteri:
Robu Oy
Nimi: Sonja Palin
S-posti: sonja.palin@robu.fi

4. Rekisterin pitämisen käyttötarkoitus ja peruste

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin

  • Asiakassuhteen ja asiakaspalvelun hoito
  • Laskutus
  • Rekisterinpitäjän tuotteisiin ja palveluihin liittyvät tarkoitukset, kuten  palveluiden kehittäminen, tarjoaminen, toteuttaminen ja markkinointi
  • Asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen
  • Uudelleenmarkkinointi verkkosivukäyttäytymisen perusteella verkossa ja sosiaalisessa mediassa
  • Työhakemusten käsittely ja rekrytointeihin liittyvä viestintä
  • Työnhakijoiden arviointi ja valitseminen

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta riippuen rekisterinpitäjän lakisäätteiset velvoitteet, sopimus, suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on käsittelyperusteena silloin, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on asiallinen yhteys. Tällainen asiallinen yhteys voi muodostua esimerkiksi silloin, kun rekisteröity on omasta aloitteestaan rekisterinpitäjään yhteydessä, tai kun rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja esimerkiksi rekisteröidyn työnantajan ja rekisterinpitäjän välisen liike- tai yhteistyötoiminnan yhteydessä.

Lisäksi rekisterinpitäjä voi kirjata oikeutetun edun perusteella asiakasrekisteriin sellaisten potentiaalisten asiakkaiden ja näiden yhteyshenkilöiden ja edustajien tietoja, joiden rekisterinpitäjä voi perustellusti odottaa olevan kiinnostuneita hankkimaan rekisterinpitäjän tarjoamia palveluita tai tuotteita.

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen perusteella (esimerkiksi tietojen syöttäminen ja tallentaminen rekrytointijärjestelmään). Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa ottamalla yhteyttä tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin rekisteriasioista vastaaviin henkilöihin.

5. Keräämämme henkilötiedot

Mikäli vierailet verkkosivustollamme keräämme automaattisesti käyttötietojasi, kuten vierailun ajankohdan, katsomasi sivut ja sisällön. Vastaanotamme ja keräämme lisäksi teknistä tietoa laitteestasi ja ohjelmistostasi, mukaan lukien laitteen tyyppi, käyttöjärjestelmä ja versio, mobiiliverkon tiedot, IP-osoite (yksilöllinen numero, jolla laite tunnistetaan verkossa), mobiililaitteen mainostunniste (nollattava tunniste, jonka käyttöjärjestelmäntarjoajasi on mobiililaitteellesi antanut, kuten Apple tai Google) tai muu laitetunniste, sivu, jolla vierailit ennen verkkosivustoamme sekä kaatumistiedot.

Asiakas- ja markkinointirekisteri

  • Nimi
  • Sähköposti
  • Puhelinnumero
  • Yritys ja asema
  • Yrityksen osoitetiedot
  • Asiakassuhteeseen ja tilaukseen liittyvät tiedot
  • Sivustokäyttäytyminen ja analytiikka
  • Markkinointikielto

Työnhakijarekisteri

Robu käsittelee työnhakijoiden eli rekisteröityjen henkilö- ja yhteystietoja sekä muita tietoja, jotka ovat tarpeen työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi haettuun tehtävään. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi:

  • Nimi
  • Yhteystiedot
  • Työhakemus, ansioluettelo ja muut työnhakijan antamat lisätiedot
  • Tieto rekrytoinnin etenemisestä ja lopputuloksesta
  • Työntekijöidemme arvio työnhakijan soveltuvuudesta tehtävään
  • Työnhakijan kanssa käyty rekrytointiin liittyvä viestintä

Työnhakijoille esitetään aina Robun tietosuojaseloste, joka tulee lukea ja hyväksyä ennen kuin Robu voi kerätä, käsitellä tai tallentaa käyttäjän henkilötietoja.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Asiakas- ja markkinointirekisteri
Robu säilyttää asiakas- ja markkinointirekisterissä olevia henkilötietoja niin kauan, kun käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Asiakas- ja markkinointirekisterissä olevat henkilötiedot poistetaan, kun käytettävä tieto on tunnistettu vanhentuneeksi tai tavoittamattomaksi. Tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti huomioiden sovellettava lainsäädäntö

Työnhakijarekisteri
Rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen Robun oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi ja mahdollisiin vaatimuksiin vastaamiseksi, kuitenkin enintään kaksi vuotta rekrytointipäätöksen tekemisestä.

Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan säilyttää myös suostumuksen antamisen yhteydessä ilmoitetun ajan, esimerkiksi tulevia rekrytointiprosesseja varten.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu pääsääntöisesti seuraavista tietolähteistä

Suoraan rekisteröidyltä itseltään asiakassuhteen hoitamiseksi
Suoraan rekisteröidyltä itseltään työnhaun ja rekrytoinnin osana
Suoraan rekisteröidyltä itseltään muun yhteistyösuhteen osana
Julkisista/yleisesti saatavilla olevista lähteistä (kuten internet ja kaupparekisteri)
Rekisteröidyn työnantajan tai muun rekisterinpitäjään asiakas-, yhteistyö- tai muussa sopimussuhteessa olevan tahon edustajalta

Työnhakijarekisteri
Tietoja tallennetaan rekisteriin työnhakijan täytettyä Robu Oy:n työhakemuslomake. Keräämme tietoa myös rekrytointiin osallistuvilta työntekijöiltämme, jotka arvioivat työnhakijan soveltuvuutta avoimeen tehtävään.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjänä huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Potilastiedon säilytyksessä ja suojauksessa noudatamme kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä.

9. Tietojen luovutus ja siirto

Rekisterinpitäjä ei lähtökohtaisesti luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille, ellei viranomaiset lainmukaisesti niin edellytä tai pakota lainsäädännön niin vaatiessa.

Palveluntarjoajamme

Rekrytointijärjestelmä – Jobilla
Rekrytointiviestintä – Google Gmail & Jobilla
Muu infrastruktuuri – Google Drive, ProCountor & Slack

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Käyttämämme palveluntarjoajat (Google, Slack) saattavat siirtää tietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin. Kaikki palveluntarjoajamme, jotka voivat siirtää henkilötietoja Yhdysvaltoihin, ovat liittyneet EU:n ja Yhdysvaltain väliseen ns. Privacy Shield-ohjelmaan. Ohjelman tarkoituksena on varmistaa eurooppalaisten tietojen tietoturvallinen käsittely Yhdysvalloissa. Privacy Shield-ohjelmaan sertifioituneet palveluntarjoajat takaavat korkeiden eurooppalaisten standardien mukaisen tietosuojan ja tietoturvan tason.

11. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Lisätiedot

Vastaamme mielellämme kysymyksiisi tietosuojasta. Voit ottaa yhteyttä tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin rekisteriselosteasioista vastaaviin henkilöihin (kohta 2).

Tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 25.11.2021